Sachant que 15 minutes de concentration sont nécessaires pour devenir efficace et qu’ensuite après 45 minutes de travail intensif, nous perdons notre concentration : imaginez quand aux 10 minutes nous sommes interrompus par l’entrée d’un courriel, l’alerte du blackberry, un appel téléphonique ou un visiteur impromptu.
De même, un employé de bureau est susceptible de se faire interrompre entre 5 à 12 fois par heure, ce nombre de fois accroît avec son degré hiérarchique au sein de l’entreprise, selon François Lavallée conférencier-formateur au club l’Infopreneurs Québec.
Notre éternel besoin de gérer tout de suite chaque demande, d’accomplir des multitâches et notre curiosité naturelle sont sources de perte de concentration récurrente. S’ajoute l’impression que la tâche entreprise ne finit plus de finir, alors que notre taux de tension augmente et les risques de commettre des erreurs aussi.
Dans le domaine de l’informatique, la gestion des interruptions s’est très rapidement associée avec la notion de priorité. Dans nos milieux de travail que ce soit au bureau ou à la boutique, l’organisation de notre temps et la fréquence des interruptions ont un impact sur notre productivité au quotidien.
Croyez-vous que vos journées ne sont pas polluées par des interruptions ou qu’elles sont un mal nécessaire? Nous vous proposons d’évaluer l’impact de ces pertes de temps et de prioriser vos tâches à l’aide de deux méthodes :
Par une mesure de contrôle sur une période d’une semaine de Fabrice Béal
En vous créant un journal des interruptions, vous pourriez avoir une idée précise sur comment est utilisé votre temps de travail. En classant chacune de vos activités d’interruptions ou d’importantes, qu’elles soient récurrentes ou isolées, vous enregistrerez sous la forme d’un tableau de six colonnes la date, le temps (moment), qui (même si c’est votre conjoint), le type d’information (pour évaluer leur lien avec votre travail), la durée pour enfin les classer suivant un critère de gradation : A = crucial, B = important, C = faible valeur D = sans valeur.
Après cette classification et en les regroupant par catégorie, vous découvrirez la part de perte de temps de ces interruptions mal organisées. Par cette méthode, les gens découvrent que plus de 50 % de leurs interruptions (appels, visites, courriels) sont sans ou de faible valeur. À l’examen de ces activités, classées C et D, vous pourrez déterminer celles qui sont évitables ou contrôlables.
En utilisant l’arbre de décision ADRA présenté par Palsambleu
Savez-vous à quel point les imprévus, les interruptions continuelles et les projets de dernières minutes sont chronophages? Lorsque vous êtes concentré à effectuer un travail important, vous êtes souvent distrait par une autre tâche dite urgente? N’aimeriez-vous pas pouvoir terminer ce que vous avez à faire d’un bloc, sans avoir à penser en même temps à 15 autres projets ? Utopique de résoudre cette problématique! La méthode ADRA (Abandonner, Déléguer, Reporter ou Agir) peut vous aider à prioriser vos tâches. Il est important de l’appliquer à chaque tâche parasite qui interrompt votre travail.
– Abandonner : Veut dire l’oublier, ne plus y repenser. Voici quelques questions de réflexion; La tâche est-elle indispensable? Procure-t-elle des bénéfices réels? Si elle n’est pas faite, quelles seront les conséquences à court, moyen et long terme ? – Déléguer : Il s’agit donc d’une tâche essentielle, mais peut-elle être confiée à quelqu’un d’autre que moi? Est-ce que cette personne à la compétence et le temps pour le faire ? Un travail délégué demande une certaine supervision, bien que moins d’efforts pour vous. – Reporter : Cette tâche ne pouvant être abandonnée ou déléguée, vous devez la réaliser vous-même. Cette tâche doit-elle être exécutée maintenant ? Quelles sont les conséquences si elle est retardée ? Jusqu’à quand peut-elle être retardée? Cette étape est cruciale pour l’ordonnancement des tâches, en favorisant leur exécution en séquence et en ne les mélangeant pas entre elles, vous ne provoquerez pas de déconcentration. Report intelligent ne veut pas dire procrastination. Pour ce faire, la détermination d’un échéancier fixe sera une sécurité. – Agir : Rendu là, votre tâche ne peut être abandonnée, ni déléguée, ni reportée. Il faut donc vous mettre au travail, et ce, sans interruptions!
En effet, il est possible de diminuer et contrôler ce qui peut l’être afin d’assainir notre environnement de travail. L’éthique dans nos communications constitue une démarche productive. Voici quelques conseils simples et pratiques :
Courriel
Étant maître de mes outils technologiques, nous nous devons de gérer les alertes et indicateurs d’un courriel entrant. Dans une gestion inefficace, nous allons systématiquement les prendre et serons interrompus dans notre tâche à chaque fois. Le courriel est un outil de communication important. La problématique survient au moment où nous le consultons.
La règle est de prioriser la terminaison de ce que vous êtes en train de faire, et ce, afin de rester concentré. Ensuite, régularisez le rythme pour consulter vos courriels. Il est proposé par Valère Drainville de Formation OTI de planifier la fréquence de consultation de nos courriels entre 45 et 60 minutes, sous réserve des autres activités et du poste occupé.
Planifier des périodes isolées de travail
À l’aide de vos agendas, de vos outils Outlook, impartissez un temps à un sujet précis et dressez une liste par sujet et temps nécessaires. Faites connaître ces plages de temps réservées à vos collègues, vos fournisseurs, vos clients, et à VOUS. Cette précaution ne va pas faire cesser de façon permanente vos interruptions, mais assurera une réduction significative de ces pertes de concentration et améliorera votre efficacité. Moins de visiteurs imprévus et de prise d’appels téléphoniques vous permettront d’être stratégique.
Sonnerie du téléphone
L’interrupteur par excellence, dès que ça sonne ou que ça vibre, on répond. En utilisant le retour d’appel ou en laissant votre boîte vocale prendre les appels et en prenant vos messages par exemple une fois par demi-journée, vous profiterez de temps précieux. Planifiez des moments consacrés à certains dossiers lors de votre période la plus productive de la journée et n’oubliez pas de fermer votre cellulaire.
Ces stratégies sont concrètes. Avec un peu de volonté et de la discipline, vous serez maître des interruptions et pourrez vivre en santé vos interruptions volontaires.
Formation OTI s’est associée à plusieurs conférenciers pour présenter un programme de SPEED Formation à Montréal en novembre portant notamment sur les meilleures pratiques de réorganisation de votre temps http://www.formation-oti.com/virtuemart/463.html?phpMyAdmin=a8af85a6d5b653f1f6b346be3cdb2a32
Surveillez les nouvelles du Commissariat au commerce ou contactez-nous. Pour toutes informations sur nos services joindre le Commissariat au commerce au 819 472-6705 ou www.commerce-drummond.com
Sources :
-«Les interruptions, comment les diminuer et les contrôler » Valère Drainville de Formation OTI www.formation-oti.com
– http://www.infopreneursquebec.com/articles/14/1/Toc-Toc-qui-est-la–Les-interruptions-vous-tuent-sachez-les-interrompre-/Page1.html – http://www.boostez-votre-vie.com/eviter-les-interruptions-journalieres-et-bien-gerer-son-temps/ – http://www.palsambleu.fr/gerer-les-interruptions-la-methode-adra/#footnote-2-24
